Как написать письмо в Российский культурный центр в Пекине по вопросам участия в квотной кампании 

Каждый день сотрудники Российского культурного центра в Пекине получают от 30 до 100 писем по вопросам квотной кампании и получения образования в России. Цель этой статьи – рассказать, как написать письмо, чтобы получить ответ в максимально короткие сроки. 

Общие рекомендации: 

• Язык: китайский или русский (если у вас достаточно уверенный уровень владения русским языком). Не нужно писать письмо на английском языке. 

• Один участник – один вопрос – одно письмо: мы просим не дублировать письма и не задавать один и тот же вопрос в трех и более разных письмах. Это усложняет работу с сервисом почты и мешает другим написавшим получить оперативный ответ. 

• Подождите, как минимум, один рабочий день, чтобы получить ответ, прежде чем дублировать письмо или звонить в Центр по вопросу ответа на ваше письмо. Сотрудники видят все письма и, вероятнее всего, уже работают по вашему вопросу. 

• Понятное имя в почте – пожалуйста, убедитесь, что ваше имя в почте отображается корректно. Мы просим вас указывать свое имя – на китайском или русском языке, без использования дополнительных символов, цифр, не относящихся к номеру вашей заявки. Мы ценим вашу креативность, но также просим вас ценить наше время.  

• Корректный стиль написания письма – мы просим не использовать нецензурную и грубую лексику, будьте вежливы и уважительны, выражайте свои эмоции в максимально нейтральной форме. 

• Придерживайтесь ветки переписки – когда вы получаете ответ от сотрудника Центра, при необходимости продолжить диалог воспользуйтесь кнопкой «ответить на сообщение» и не меняйте тему письма – это позволяет сохранить суть переписки и получить ответ на ваш вопрос с учетом предыдущей его проработки. 

• Обязательно пишите с той почты, которая указана в заявке – это помогает быстро найти вашу заявку в системе. Если вы напишите с другой почты с запросом конкретной информации по вашей заявке, мы не сможем вам ответить в целях сохранения конфиденциальности ваших персональных данных. 

1. Тема письма – первый шаг к успеху.

• Не оставляйте поле пустым и будьте конкретными. Укажите номер своей заявки и суть вопроса в 2-3 словах.

• Плохо: «СРОЧНО!!!!», «Помогите!» 

• Плохо: «Помогите решить проблему – дело в том, что… /у меня некорректно отображается…/в прошлом году я обращался…» — подробно суть проблемы необходимо отобразить в самом письме, но не в теме письма. Если вы напишете все свое обращение в теме письма, сотрудник может его не увидеть и посчитать ваше письмо отправленным по ошибке. 

• Хорошо: «CHN-00000/26, Чжан Вэй, вопрос по документам для первого этапа отбора»

• Хорошо: «Вопрос по поступлению на обучение в МГУ»

2. Обращение 

• Начните с вежливого приветствия.

• Если имя и фамилия сотрудника неизвестны, можно просто поздороваться: «Добрый день!» или «Здравствуйте!»

• Плохо: «Уважаемые,», «Привет!» 

• Хорошо: «Добрый день!» или «Здравствуйте!»

3. Текст письма – главная часть

• Структурируйте мысль:

• Абзац 1: Представьтесь и назовите цель. 

• Пример: «Меня зовут Чжан Вэй, я участвую в отборе на обучение в России в рамках квоты Правительства РФ, мой идентификационный номер CHN-00000/26. Обращаюсь к Вам по вопросу подачи заявки в системе…»

• Абзац 2: Суть проблемы или запроса. Не нужно писать всю свою мотивацию учиться – мы искренне в это верим и с удовольствием читаем ваши истории в мотивационных письмах, которые вы прикладываете к заявке. Подробно, но четко опишите ситуацию. Если задаете вопрос, сформулируйте его ясно. Если прикладываете документы – упомяните об этом. 

• Пример: «При загрузке мотивационного письма в личный кабинет возникла техническая ошибка. Я трижды пытался прикрепить файл, но система выдает сообщение об ошибке. Файл с моим письмом я также прикрепил к этому email для подстраховки».

• Пример: «Я отправил все необходимые документы уже два месяца назад, однако мой статус не изменился. В связи с этим я хотел бы поинтересоваться, поступили ли мои документы на рассмотрение, и если да, то когда примерно можно ожидать результат.»

• Абзац 3: Что вы хотите получить в результате. Четко обозначьте свою просьбу.

• Пример: «Прошу Вас подтвердить, что мое заявление принято к рассмотрению, и уточнить, все ли документы получены корректно. Спасибо за помощь!»

4. Подпись – чтобы с вами могли связаться

• Мы рекомендуем поставить подпись в конце.

• Пример:

С уважением,

Чжан Вэй,

Телефон: +86 88888888888

5. Вложения – не забудьте про файлы

• Всегда говорите в тексте письма, что вы прикладываете.

• Пример: «К письму прилагаю скан моего заявления».

• Дважды проверьте, что вы действительно прикрепили нужные файлы.

• Назови файлы понятно.

• Плохо: «Doc1.pdf»

• Хорошо: «zhang_wei_certificate.pdf»

6. Финальная проверка

• Перечитайте письмо перед отправкой! Проверьте на опечатки и ошибки. Небрежное письмо может значительно затруднить понимание вашей проблемы и, как следствие, срок ответа увеличится.

• Убедитесь, что email Центра верный – мы рекомендуем отправлять именно на почту rus_scholarship@163.com